Time Blocking là gì? Làm sao để quản lý thời gian với Time Blocking hiệu quả? [HOT]

Nếu bạn quan tâm đến các phương pháp quản lý thời gian thì có lẽ cụm từ Chặn thời gian không còn xa lạ với bạn. Vậy Chặn thời gian là gì mà mọi người nói đến nhiều như vậy?

Thời gian là nguồn tài nguyên lớn nhất của mỗi người nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng nguồn tài nguyên này một cách hiệu quả. Trong thời đại công nghệ và mạng xã hội ngày nay, tình trạng mất tập trung, mất tập trung thường xuyên, lãng phí thời gian ngày càng phổ biến. Đôi khi mọi người vẫn nhận thức được rằng họ đang sử dụng thời gian một cách “hồn nhiên” như thế nào, nhưng cải thiện nó không phải là điều dễ dàng.

Bạn thuộc trường phái dễ bị phân tâm khả năng tập trung? Bạn luôn thấy mình bận rộn với vô số công việc phải làm? Nếu vậy, Time Blocking – phương pháp lập kế hoạch và quản lý thời gian được nhiều tỷ phú áp dụng chính là giải pháp bạn cần bỏ túi ngay lúc này.

Chặn thời gian là gì?
Chặn thời gian là gì mà nhiều người quan tâm đến vậy?

1. Chặn thời gian là gì?

Chặn thời gian là phương pháp phân công từng hạng mục công việc vào các khối thời gian cụ thể. Do đó, bạn chia 24 giờ trong ngày của mình thành các khối thời gian khác nhau. Mỗi khối được liên kết với một nhiệm vụ duy nhất. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng sắp xếp thời gian cho những công việc quan trọng và hạn chế tình trạng để những việc linh tinh không tên chiếm hết thời gian của bạn.

Nếu với To-do-list, bạn chỉ cần viết ra những công việc cần làm trong ngày thì với Chặn thời gian, bạn sẽ biết Tôi cần làm gì vào thời điểm nào? Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về phân chia công việc và quản lý thời gian, đồng thời giúp bạn cảm thấy có trách nhiệm hơn khi phải hoàn thành công việc trong một khoảng thời gian nhất định.

Thông tin hữu ích cho bạn:

  • Chu kỳ bán rã của kiến ​​thức và tại sao chúng ta phải tiếp tục học hỏi
  • Deep Work là gì? Gợi ý về cách thực hành Deep Work để làm chủ cuộc sống

2. Ưu và nhược điểm của Chặn thời gian

Bất kỳ phương pháp quản lý thời gian nào cũng có những ưu và nhược điểm riêng. Mặc dù được đánh giá cao và trở thành công cụ đắc lực của nhiều người, từ “thường dân” cho đến những doanh nhân nổi tiếng, Chặn thời gian cũng không ngoại lệ.

2.1. Thuận lợi

Quản lý thời gian và công việc tốt hơn

Với Chặn thời gian, bạn có thể ưu tiên thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng của mình. Mỗi sáng thức dậy, bạn biết mình phải hoàn thành những gì trong ngày, và sau khi hoàn thành nhiệm vụ nào, bạn cũng biết mình cần phải làm gì tiếp theo.

Bạn không còn phải suy nghĩ về thứ tự thực hiện các “nhiệm vụ”, cũng như tránh tình trạng mải mê làm việc này mà quên mất việc quan trọng khác. Nhờ đó, thời gian trong ngày sẽ được sử dụng hiệu quả hơn.

Hạn chế phiền nhiễu

Time Blocking vốn dĩ được coi là “vị cứu tinh” cho những ai thường xuyên mất tập trung, mất tập trung. Thông thường, bạn có thể thấy mình đang làm một việc nhưng lại nhanh chóng chuyển sang việc khác, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả công việc. Đang học nhưng sực nhớ có tin nhắn chưa trả lời nên mở máy và vào Messenger để nhắn tin là một trường hợp như vậy.

Tuy nhiên, một khi bạn đã sử dụng Chặn thời gian, bạn sẽ có thể hạn chế đa nhiệm (làm nhiều việc cùng một lúc) và chuyển đổi ngữ cảnh (chuyển từ việc này sang việc khác liên tục mặc dù bạn có thể chưa hoàn thành công việc trước đó).

Vì để áp dụng Chặn thời gian, bạn chỉ nên làm một nhiệm vụ hoặc nhiều nhiệm vụ tương tự trong một khoảng thời gian đừng bận tâm. Từ đó, khả năng làm việc sâu được cải thiện và tình trạng mất tập trung cũng được hạn chế, giúp bạn nâng cao năng suất công việc.

Có thêm động lực và áp lực để hoàn thành công việc

Việc dồn các hạng mục công việc vào từng khối thời gian vô tình khiến bạn thêm áp lực phải hoàn thành công việc trong một khoảng thời gian cụ thể.

Thông thường, bạn đã “đủ sức” để làm việc và vui chơi, nên một công việc có thể hoàn thành trong 10 phút thì phải mất đến 1 giờ đồng hồ mới hoàn thành. Nhưng nhờ Chặn thời gian, bạn phải cố gắng làm việc trong một khoảng thời gian ngắn hơn hoặc bằng.

Ngoài ra, việc tạo bảng Chặn thời gian còn giúp bạn nhìn nhận mọi thứ trong cuộc sống một cách ngăn nắp và khoa học chứ không còn lộn xộn như trước nữa. Các mục tiêu cũng rõ ràng hơn và dễ thực hiện hơn. Đây là động lực không nhỏ giúp bạn hoàn thành tốt hơn các nhiệm vụ trong ngày.

Ưu điểm của Chặn thời gian
Chặn thời gian giúp bạn tận dụng thời gian trong ngày một cách hiệu quả

2.2. Khuyết điểm

✪ Mất nhiều thời gian để lập kế hoạch trước

Bạn phải dành một khoảng thời gian nhất định để viết ra những việc cần làm trong ngày và sắp xếp chúng thành những khoảng thời gian cụ thể. So với phương pháp To-do-list truyền thống, rõ ràng bạn sẽ mất nhiều thời gian và công sức hơn để lập kế hoạch Chặn thời gian.

✪ Nhiều việc đột xuất có thể làm thay đổi kế hoạch ban đầu

Dù bạn có chi tiết và cẩn thận đến đâu, bạn cũng sẽ không thể thực hiện đúng 100% tiến độ ban đầu. Vì luôn có những việc bất ngờ không nằm trong kế hoạch xảy ra khiến bạn phải hủy bỏ nhiệm vụ hoặc thay đổi thời gian thực hiện của chúng.

✪ Khó ước tính chính xác thời gian cho từng nhiệm vụ

Bạn dự định viết bài luận của mình trong 2 giờ, nhưng khi bắt tay vào thực hiện, bạn nhận ra rằng 2 giờ là không đủ? Khi áp dụng Chặn thời gian, đây là một trường hợp phổ biến, đặc biệt là trong lần đầu tiên bạn thực hiện phương pháp này. Nếu ước lượng thời gian không chính xác, bạn dễ rơi vào trạng thái chán nản vì nghĩ rằng mình không đủ giỏi để hoàn thành mục tiêu đã đề ra.

Nhược điểm của Chặn thời gian
Tất cả các phương pháp quản lý thời gian đều có những hạn chế

3. Làm thế nào để áp dụng Chặn thời gian một cách hiệu quả?

Để áp dụng Chặn thời gian, bạn cần làm theo các bước cơ bản sau:

3.1. Kế hoạch

Ở bước lập kế hoạch, bạn liệt kê những công việc cần làm trong ngày. Hãy ưu tiên những công việc quan trọng, cũng như đừng quên đề cập đến những việc không đòi hỏi quá nhiều trí não và sự tập trung để hoàn thành (Công việc nông cạn) như trả lời email, tin nhắn hay kiểm tra thông tin nào đó. …. Tùy theo sở thích, bạn có thể lập kế hoạch bằng cách ghi vào sổ tay hoặc sử dụng lịch Google – một công cụ hỗ trợ cực kỳ hiệu quả cho việc Chặn thời gian.

Khi bạn đã liệt kê chúng, hãy chỉ định các hạng mục công việc này cho từng khối thời gian. Với công việc nông cạn, bạn nên xếp tất cả vào một thời gian quy định để tránh bị phân tâm.

Mẹo quan trọng là bạn không nên “keo kiệt” về thời gian dành cho từng việc và đừng chỉ tập trung vào công việc mà hãy dành thời gian cho nhu cầu giải trí, thư giãn của mình. Tương tự, bạn cũng nên thêm một vài khung giờ “trống” để đề phòng những điều không mong muốn có thể xảy ra.

Sử dụng Lịch Google để lập kế hoạch Chặn thời gian
Sử dụng Lịch Google để lập kế hoạch Chặn thời gian

3.2 Thực hiện

Khi bạn đã có kế hoạch của riêng mình, bạn cần phát triển tính kỷ luật và khả năng tập trung để tuân theo lịch trình đã đặt ra. Nếu bạn không thể hoàn thành công việc trong khung thời gian đã định, đừng lo lắng. Chỉ cần cố gắng thực hiện công việc và linh hoạt thay đổi, không quá cứng nhắc.

3.3. Xếp hạng và điều chỉnh

Sau một ngày hoặc một tuần, bạn có thể xem xét hiệu quả của Chặn thời gian đối với công việc của mình và thực hiện các điều chỉnh cần thiết. Bạn có đang bị cuốn vào một nhiệm vụ hay dành nhiều thời gian hơn mức cần thiết cho một nhiệm vụ dễ dàng không?

Ngoài ra, dựa vào năng suất làm việc của bản thân, bạn cũng nên căn chỉnh lại thời gian cho từng công việc sao cho hợp lý.

Đừng quên xếp hạng và điều chỉnh
Đừng quên xếp hạng và điều chỉnh

4. Kết luận

Giống như nhiều phương pháp quản lý thời gian khác, Chặn thời gian hoạt động cho người này chứ không phải cho người khác, một số người sử dụng Chặn thời gian hiệu quả, những người khác thì không. Do đó, để biết đây có phải là phương pháp dành cho bạn hay không, bạn phải thử áp dụng Chặn thời gian trong một khoảng thời gian ngắn.

Hi vọng với những thông tin là Học cùng tôi Qua bài viết, bạn đã biết Chặn thời gian là gì, lợi ích của nó cũng như cách sử dụng phương pháp này để quản lý thời gian tốt hơn!